先從人數與工作型態出發
辦公室規劃最忌諱先看家具型錄再想需求。正確的順序是先盤清楚：目前多少人、一年內預計成長到多少人、哪些是固定座位、哪些是彈性或遠距輪用。工作型態決定了座位密度、會議空間比例與共用設備數量。研發與客服的需求不同，業務外勤多的公司，固定座位也不必一比一配足。
把人數與工作型態盤清楚後，再回頭推每個區域需要什麼設備，才不會發生座位排好了才發現網路孔不夠、或事務機放錯位置的窘境。
個人設備與共用設備分開規劃
辦公室設備可以分成兩類：跟著人走的個人設備，以及大家共用的公共設備。個人設備包括電腦、螢幕、椅子、電話與桌面耗材，通常按人數配置；共用設備包括事務機、投影或會議設備、網通機櫃與飲水茶水設施，按樓層或區域配置。分開規劃，才不會漏東漏西。
- 個人設備：電腦、螢幕、辦公椅、電話、桌上耗材。
- 共用設備：事務機、會議室設備、網通機櫃、碎紙機。
- 公共耗材：影印紙、碳粉、清潔與茶水用品。
每人設備需求對照
| 類別 | 配置原則 | 備註 |
|---|---|---|
| 電腦與螢幕 | 依職務配置 | 研發、設計需求較高 |
| 辦公桌椅 | 依座位數 | 彈性座位可共用 |
| 事務機 | 每樓層或每區一台 | 依印量估算 |
| 網路孔與插座 | 每座位預留備援 | 成長要預留 |
上表為配置原則示意，實際數量與規格依公司需求與報價為準。規劃時務必為未來一年的成長預留餘裕，否則很快又要二次施工。
別忽略網通與佈線
很多公司規劃空間時只想到桌椅，忽略了網路與電力佈線，等進駐才發現網路孔不夠、機櫃沒地方放、無線訊號有死角。網通佈線最好在裝潢階段就一起規劃，包含機櫃位置、網路孔數量、無線基地台覆蓋與電力負載。事後補線不但貴，還會影響美觀與使用。
採購與行政要同步進行
空間規劃要成功，採購與行政必須同步。設備交期長短不一，事務機、網通設備、辦公家具的到貨時間差很多，如果等空間好了才開始採購，很容易開不了工。建議在確定平面配置後，就同步啟動設備採購與網通建置，把交期排進整體時程，讓進駐當天所有設備都能到位、開機就能用。
規劃時也要把使用者的實際感受放進來。再漂亮的空間，如果座位動線不順、會議室永遠不夠訂、網路時常卡頓，員工每天都會受影響。建議在規劃階段就聽取各部門的需求，例如常開會的單位需要更多會議空間、需要專注的職務要安排安靜區域。把設備與空間規劃到位，換來的是每天實實在在的工作效率，這筆投資非常值得，也能減少日後不斷調整與二次採購的隱形成本。
把採購交給穩定的合作夥伴
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