FAQ
常見問題
上伊美企業採購中心整理辦公設備與 IT 採購最常被問到的問題。找不到答案？來電 (02)2733-0720 或加 LINE，由專人為你解答與報價。
企業型態
新創開辦期設備一定要一次買齊嗎？
不一定。建議先配齊能立刻開工的最小組合，例如員工電腦、網路、基本家具與一台事務機，其餘依成長節奏分批補上，避免資金一次壓太重。上伊美可協助依人數規劃分批清單。
看完整說明 →採購策略
每個品項都要準備第二供應商嗎？
不需要。建議先做風險分級，把資源集中在斷料就會停擺的關鍵料件上。一般文具或替代性高的耗材，市場供給充足，不必特別建立備援；真正需要第二供應商的，是交期長、規格特殊或供給集中的關鍵品項。
看完整說明 →翻新設備會不會品質不穩定？
只要選擇有保固與售後保障的翻新品，品質通常能滿足一般辦公需求。建議把翻新設備用在非核心、汰換頻率高的用途，並確認翻新流程、保固期與維護條件。核心關鍵設備則可視穩定性需求選用全新品。
看完整說明 →保養維護
伺服器機房溫度應該維持在幾度？
一般建議維持在約18至27度之間，並將濕度控制在40至60percent。溫度過高會加速元件老化，濕度失控則可能造成靜電或凝結，需以空調與感測設備持續控管。
看完整說明 →永續採購
採購實務
請購單和採購單有什麼不同？
請購單是需求單位向採購提出需求的內部文件，記錄要買什麼、多少、何時要。採購單則是採購依請購單向外部供應商正式下單的文件，載明價格、交期與付款條件。請購單在前，採購單在後，兩者不可混為一談。
看完整說明 →比價一定要找三家報價嗎？
三家是常見的內控基準，能避免單一來源的價格失真，也符合多數公司的採購規範。金額較大的採購建議至少三家，金額小或有指定品牌時可視內部規定放寬，但要留下比價或議價紀錄備查。
看完整說明 →驗收一定要當場完成嗎？
數量與外觀建議當場清點，資訊設備等需要測試的品項可約定合理的驗收期限，例如到貨後三個工作天內完成功能測試。重點是要在鑑賞期或保固主張最有利的時間內完成，並在驗收單上載明實際驗收日期。
看完整說明 →公司採購一定要拿三聯式發票嗎？
為了能扣抵進項稅額，公司採購應盡量取得三聯式發票並提供統一編號。若只拿到二聯式發票或收據，該筆進項稅額無法扣抵，等於公司多負擔成本。有些依法不得扣抵的項目除外，實務上仍應以取得三聯式發票為原則。
看完整說明 →採購量不大，還有議價空間嗎？
有。量不是唯一籌碼，付款條件、長期合作、品項集中都能換折讓。即使單次量小，若能承諾長期採購或把多品項交同一家，供應商仍願意給出優惠。關鍵是找出你手上還有哪些對方在意的價值。
看完整說明 →安全庫存要設多少才合理？
取決於需求波動與供應商交期。用量越不穩、交期越長越不準，安全庫存就要抓高一些；反之用量穩定、供應商能快速到貨，就可以壓低。可先用平均用量乘上交期天數估個基準，再依實際斷料或積壓情況滾動調整。
看完整說明 →緊急採購還需要比價嗎？
特急件以時間為優先，可簡化比價，鎖定交期最快且信得過的既有供應商，事後補上議價或詢價紀錄。急件則可縮小比價範圍但仍留紀錄。重點是在制度上允許依急迫程度調整流程，而非一律要求完整比價而延誤時效。
看完整說明 →小額採購也需要簽合約嗎？
小額且一次性的採購，通常以採購單與發票為憑即可，不一定要另簽合約。但金額較大、長期供貨、含安裝或保固的採購，建議簽署書面合約把規格、交期、驗收、保固與違約責任寫清楚，以保障雙方權益。
看完整說明 →產業採購
會計師事務所報稅旺季前該做哪些設備準備？
建議旺季前一至兩個月做一次全所設備健檢，汰換老舊主力主機、補足碳粉與掃描器備品，並確認網路頻寬與備份機制正常。上伊美可協助安排旺季前的到府檢查與備料，避免關鍵期間停擺。
看完整說明 →事務所印契約與狀紙，該用雷射還是噴墨印表機？
建議使用黑白雷射印表機，字跡清晰銳利、防水不暈染，適合正式法律與地政文件的長期保存。若常印厚卷宗，還要留意雙面列印與進紙容量。上伊美可依印量推薦合適機型與耗材方案。
看完整說明 →跑BIM與3D渲染，電腦記憶體要多大？
大型BIM模型與多圖層專案很吃記憶體，建議繪圖設計師至少32GB，負責渲染與整合大型模型的人員建議64GB以上。實際需求依專案規模而定，上伊美可依您使用的軟體協助評估合適容量。
看完整說明 →廣告公司設計電腦一定要用專業螢幕嗎？
若工作涉及設計配色與後續輸出，建議使用色彩準確的專業螢幕，避免螢幕與印刷成品的顏色落差造成客戶反覆修改。純文書企劃則不必，可把預算留給設計團隊，上伊美可協助依角色分配設備。
看完整說明 →貿易公司常跟國外視訊，網路設備要注意什麼？
建議配置具流量管理與VPN功能的路由防火牆，確保連接國外客戶與雲端系統穩定安全，跨國視訊頻繁的公司可評估雙網路備援，避免單線故障造成溝通中斷。上伊美可協助規劃穩定的網路架構。
看完整說明 →電腦教室的機器規格要買多高？
以一般教學、上網與練習為主的教室，i3至i5搭配8至16GB與SSD多半就夠；若開設程式、繪圖或影音設計課程則要往上加。建議整批統一規格方便管理，上伊美可依課程內容協助規劃合適配置。
看完整說明 →診所櫃檯電腦停電就無法批價，該怎麼辦？
建議在櫃檯與門診主機配置不斷電系統，停電時仍能安全存檔並完成收費，爭取時間有序關機。上伊美可依櫃檯與診間的用電需求，協助選擇供電時間合適的不斷電設備。
看完整說明 →餐飲連鎖為什麼要統一門市設備規格？
統一規格能讓新店按清單快速複製、員工操作一致、教育訓練更快，總部叫修只需對接單一窗口，備品也能共用互相調度。故障時可快速替換降低停業風險。上伊美可協助制定門市標準設備清單。
看完整說明 →辦公室建置
新創公司IT建置大約需要多少預算？
預算與人數、職務性質高度相關，一般行政為主的十人公司，含網路、電腦、事務機與基本資安，多落在數十萬元區間。建議先提供人數與部門結構，由上伊美依實際需求試算，避免買貴或買不足。
看完整說明 →遠距辦公設備該由公司配發還是員工自備？
建議由公司統一配發標準化設備。員工自備會造成規格五花八門、支援困難、資安參差；統一配發雖有初期成本，卻能降低後續支援與資安負擔，操作環境一致，遠端協助也更容易。
看完整說明 →IT搬遷
IT委外
IT委外和自己聘資訊人員哪個划算？
在達到一定規模前，多數中小企業委外更划算。自聘除薪資外還有勞健保、招募與訓練成本，且個人能力有限；委外由團隊分工、涵蓋面廣，費用轉為可預期的月費，彈性也更高。
看完整說明 →採購管理
整合採購真的比分開比價便宜嗎？
在單筆設備上分開比價或許偶爾便宜一點，但整合採購因為多品項一次採購有整體議價空間，加上省下規格不相容、保固分散、廠商互踢等隱形成本，整體通常更划算也更省事。
看完整說明 →租賃長期一定比採購貴嗎？
以純設備成本看，長期租賃總支出通常高於採購，但租賃多含維護服務、到期可換新，並把支出轉為固定營運費用。是否划算要把維護、汰換管理與現金流一起算，不能只看設備單價。
看完整說明 →把印表機集中真的比較省嗎？
通常是的。設備變少降低維護與閒置成本，統一機種讓耗材採購更有議價空間、減少庫存積壓，用量統計與取件管理則能減少浪費。這些累積起來往往讓文件支出明顯下降，管理也更簡單。
看完整說明 →一站式IT供應商真的比較好嗎？
對設備種類多的公司通常是的。單一窗口省去多家對接、規格由供應商統籌相容、報修責任明確不互推、擴充能沿用既有規格。省下的行政心力與磨合成本，往往比分散比價省下的價差更有價值。
看完整說明 →電腦選購
企業採購桌機一定要買 i7 以上的處理器嗎？
不一定。多數辦公室的文書、郵件與多工需求，Core i5 或 Ryzen 5 等級即可流暢應付。只有影像處理、資料分析或虛擬機等運算密集工作才建議 i7 以上。把預算集中在真正需要效能的部門，比全面採用高階 CPU 更有效率。
看完整說明 →一體機和傳統主機加螢幕哪個好？
各有適用場景。一體機桌面簡潔、省空間、安裝快，適合櫃台、門市、會議室與空間有限的環境；傳統主機加螢幕則升級與維修彈性較高，適合需要擴充或高效能的部門。建議依擺放環境與需求特性選擇。
看完整說明 →迷你主機的效能夠一般辦公用嗎？
夠用。現階段迷你主機搭配合適的處理器、16GB 記憶體與 SSD，處理文書、郵件、瀏覽器多工與視訊會議都很流暢。它不適合的是重度繪圖、影片剪輯與工程運算，這類需求建議選傳統桌機或工作站。
看完整說明 →筆電選購
商用筆電比消費機貴，值得多花這筆錢嗎？
對需要長期使用與大量部署的企業而言，值得。商用筆電在耐用度、保固到府服務與集中管理上的優勢，能降低故障停機與 IT 管理成本。單看售價消費機較便宜，但把停機工時與維護負擔算進去，商用機的總體持有成本往往更低。
看完整說明 →規格解析
設計師一定要買獨立顯示卡的電腦嗎？
多數需要。平面設計、影像後製與影片剪輯都會用到繪圖運算，獨立顯示卡能明顯加快渲染與預覽速度。純排版或輕度修圖的入門需求，較新的內顯或可勉強應付，但若團隊經常處理大檔案或影片，仍建議配置中高階獨立顯示卡。
看完整說明 →現在採購電腦還需要配傳統硬碟嗎？
看資料量。純文書與一般辦公，單顆 SSD 即可，檔案多放雲端或網路磁碟；但若部門需要在本機存放大量影像、影片或設計檔案，搭配大容量 HDD 能明顯壓低儲存成本。系統碟則一律建議用 SSD。
看完整說明 →8GB 記憶體現在還夠用嗎？
對純文書、單一系統操作勉強夠用，但只要同時開多個瀏覽器分頁、通訊軟體與視訊會議就容易卡頓。現階段多數辦公室建議至少 16GB，體感差異明顯。若採購新機，不建議再選 8GB 作為主力多工機。
看完整說明 →行政文書機需要配獨立顯示卡嗎？
不需要。文書處理、郵件、瀏覽器、視訊會議與影片播放，內建顯示都能流暢應付，甚至能支援雙螢幕輸出。為文書機配獨立顯示卡多半是浪費預算，把這筆錢用在記憶體或 SSD 上更有感。
看完整說明 →企業採購電腦一定要用專業版嗎？
若需要把電腦納入網域集中管理、套用群組原則或加密硬碟，專業版幾乎是必要的，家用版不支援這些功能。若是完全獨立、無集中管理需求的小型環境，家用版也能運作，但商用電腦多半直接搭載專業版以備管理之需。
看完整說明 →三年保固比一年保固貴，值得嗎？
對企業而言通常值得。企業電腦的使用週期多為三到五年，三年保固能涵蓋主要使用期間，避免額外承擔維修風險與預算。把故障時的停機工時與處理人力算進去，完整保固的總體持有成本往往更低。
看完整說明 →週邊配備
一般辦公室採購 24 吋還是 27 吋螢幕比較好？
看工作型態。純文書、單一系統操作，24 吋 Full HD 已足夠且省桌面空間；需要同時開多視窗、處理試算表或設計的部門，27 吋 2K 會更順手。建議依部門需求分別配置，不必全公司統一單一尺寸。
看完整說明 →Docking 底座和一般轉接器差在哪裡？
轉接器輕便、適合攜帶，把單一埠擴充出幾個常用埠；Docking 底座則功能更完整，一條線同時連接多組螢幕、鍵鼠、網路與電源，還能為筆電充電，適合固定工位一線到位。行動辦公用轉接器，固定工位用底座。
看完整說明 →企業採購
三聯式發票的統編或抬頭開錯了怎麼辦？
統編或抬頭開錯會影響進項扣抵與帳務，通常需要請供應商作廢重開或折讓處理，既費時又可能延誤付款。建議下單時就提供正確公司抬頭與統一編號，收到發票立即核對。
看完整說明 →工作站貴這麼多，值得嗎？
對長時間高負載運算、跑專業認證軟體或需要 ECC 記憶體確保正確性的工作而言值得，因為工作站帶來的穩定與運算效率能減少當機與重算。但對文書與一般辦公用途則不划算，一般 PC 就足夠。
看完整說明 →政府採購
透過共同供應契約採購一定比較便宜嗎？
共同供應契約先議定價格與規格，能省去重複招標成本，價格通常有一定基準，但實際是否最有利仍要看需求與服務項目。建議連同安裝、保固與訓練一起比較整體條件，而非只看硬體單價。
看完整說明 →資產管理
IT建置
中小企業一定要買伺服器嗎，還是 NAS 就夠？
看需求。若主要是多人共用檔案與集中備份，網路儲存設備通常就足夠；但若要跑 ERP、資料庫、內部網站或需要網域帳號管理，就該考慮伺服器。建議先釐清需求再選設備。
看完整說明 →成本與付款
議價一定要找很多家比價嗎？
比價是掌握市場行情的好方法，但不必每次都找一大堆廠商。建議先用二到三家取得報價區間，了解合理價格後，再集中和穩定的主力供應商談年約與大宗價。過度分散比價反而會失去以量換價的籌碼。
看完整說明 →小公司也需要採購儀表板嗎？
需要，而且門檻不高。小公司用試算表就能開始，把每月採購的品項、供應商、金額整理成幾張基本圖表，就能看清花費結構。重點不是工具多先進，而是養成用數據看採購的習慣，等規模成長再升級到系統。
看完整說明 →設備使用年限要怎麼設定？
可依設備類型與實際使用強度設定合理年限，電腦筆電通常較短、事務機與家具較長，並參考財務的折舊年限。重點是設一個可據以預測汰換時機的基準，再依實際故障與效能狀況動態調整，而非死守固定數字。
看完整說明 →怎麼知道自己公司的採購季節規律？
從歷史採購紀錄找規律最準。把過去一到兩年的採購資料按月整理，看看哪些月份用量特別大、哪些設備集中在特定時期汰換。再對照業務的旺淡季與專案節奏，就能歸納出自己的季節規律，據以提前備貨與議價。
看完整說明 →小額採購也需要簽 SLA 嗎？
不必為每筆小額採購都簽正式 SLA，但可以把基本的交期與售後承諾寫進與主力供應商的長期合作條款裡。重點是對營運影響大、交期關鍵的品項與供應商建立明確的服務標準，小額零星採購則以穩定的合作關係與口碑把關即可。
看完整說明 →新公司沒有往來紀錄，能一開始就談月結嗎？
通常較難。供應商對新客戶多半會先以付現或短帳期合作，累積幾次準時付款的紀錄後，再逐步放寬到月結。建議初期把付款做得乾淨準時，這是之後爭取月結最有力的籌碼。
看完整說明 →年用量估不準，還適合簽年約嗎？
可以採取彈性做法。把用量穩定的核心高頻品綁年約鎖價，用量難估的長尾品保留零星採購彈性。年約中也可約定用量區間與調整機制，讓實際落差在合理範圍內時仍維持約定價格。
看完整說明 →行政管理
辦公室設備要一次買齊還是分批？
建議個人必備與共用主力設備一次到位，確保進駐當天就能開工；成長預留的部分可以分批。重點是把交期長的設備（如事務機、網通、家具）先下單，避免因單一設備延遲拖累整個進駐時程。
看完整說明 →福委會採購一定要多家比價嗎？
大額採購建議多家比價並留下評選紀錄，以維持透明與公平，避免爭議。小額或日常補貨可以和穩定供應商長期合作，簡化流程。關鍵是依金額大小設定不同的採購程序，並讓過程可受全體員工檢視。
看完整說明 →新人設備要不要每次都買新的？
不一定。建議維持一定的設備庫存，離職回收、整備後的堪用設備可以循環配發，既省成本又能加快到職準備。只有在庫存不足或職務有特殊規格需求時才新購，並把採購交期納入人力計畫提前備料。
看完整說明 →小公司人手少，怎麼做職責分離？
人手少也能做基本的制衡。最起碼把核准權和執行權分開，例如採購人員負責詢價與下單，由主管或負責人核准與覆核大額支出。無法完全分工時，可用事後抽查、主管定期檢視採購紀錄的方式補強，重點是不讓一個人從頭包到尾。
看完整說明 →補貨點要怎麼算才不會斷料？
補貨點要涵蓋補貨前置時間內的預估用量，再加上一層安全庫存作為波動緩衝。前置時間越長、用量越不穩定，補貨點就要設得越高。建議先用歷史消耗估算，再依實際到貨與用量情況逐步微調，找到不斷料又不囤貨的平衡點。
看完整說明 →設備保固資料很雜，怎麼管理才好？
建立一份保固清冊，購入時就登錄型號、序號、購買日、保固到期日與維修窗口，用試算表即可。重點是持續更新、隨時可查。有了清冊，就能掌握哪些設備還在保固、故障時快速報修，不必臨時翻找單據。
看完整說明 →安全庫存和再訂購點怎麼設才合理？
再訂購點約等於補貨交期內的預估用量加上安全庫存。例如某耗材補貨要三天、期間會用掉兩份，再保留一份安全庫存，庫存降到三份時就下單。實際數字要依真實用量與交期調整，累積幾個月的領用紀錄後會更準確。
看完整說明 →發票抬頭或統編打錯了怎麼辦？
應在收到發票時第一時間核對，發現錯誤即反映給供應商換開。抬頭或統編錯誤會影響進項稅額認列，事後補救費時。最好的做法是在下單時就把正確抬頭與統編提供給供應商，從源頭避免出錯。
看完整說明 →還有其他問題？來電 (02)2733-0720 或加 LINE，上伊美企業採購中心為你解答與報價。
整理：上伊美企業採購中心（上伊美有限公司（SUN FIRST MAY COMPANY LIMITED），統編 22446126）。內容供參考，實際依詢價確認。