三方比對怎麼做？採購單、驗收單與發票的勾稽核對實務

三方比對是什麼

三方比對指的是在付款之前，把採購流程中的三份單據放在一起核對，確認彼此一致：第一份是採購單，記載當初向誰下單、買了什麼、談定多少錢；第二份是驗收單或簽收紀錄，記載實際收到什麼、數量多少、有沒有瑕疵；第三份是供應商開來的發票，記載要向公司請多少款。三者相符，才放行付款；只要有一處對不上，就要先釐清再付。這是企業內部控制最基本、也最實用的一道關卡，核心精神就是確保「談定的、收到的、要付的」是同一筆交易。

為什麼要做三方比對

少了這道核對，公司很容易在不知不覺中多付錢或付錯錢。常見的狀況包括：發票金額比當初談定的高、供應商把還沒到貨的品項先開了發票、同一批貨被重複請款，或是收到的數量其實比帳單上少。這些問題如果沒有在付款前被攔下來，事後要追回往往費時又傷和氣。三方比對就是用一個固定動作，把這些風險擋在付款之前。

• 避免多付：發票金額若高於採購單談定價，立刻會被發現。
• 避免付空：沒驗收、沒實際收到的貨，不會先付款。
• 避免重付：同一張採購單對應的發票只會被認列一次。
• 留下軌跡：每筆付款都有單據可回溯，稽核與對帳都有依據。

三份單據各自要核對什麼

比對不是把三張紙疊在一起看有沒有同一個數字，而是逐項勾稽。下表整理各組之間要確認的重點。

常見對不上的情況與處理

實務上單據對不上很常見，重點是知道怎麼處理，而不是硬著頭皮付款或無限期擱置。

1. 發票金額高於採購單：先向供應商確認是否漏談運費、稅額或臨時調價，必要時要求重開。
2. 到貨數量少於發票：以實際驗收數量為準請款，差額部分等補貨或退讓後再處理。
3. 品項或型號不符：先確認是送錯還是當初下錯單，釐清責任再決定退換或補單。
4. 發票抬頭或統編錯誤：請供應商作廢重開，避免報帳與扣抵出問題。

小公司也能做的簡化版

很多中小企業沒有獨立的採購與會計分工，常覺得三方比對是大公司才做得起的制度。其實原理一樣，只是把流程精簡：下單時留一份簡單的訂購紀錄（email、LINE 對話或報價單確認都算），到貨時由收貨的人確認品項數量並簽收，付款前由負責的人把這兩者和發票核對一次即可。關鍵不在於表單多漂亮，而在於「付款前一定有人把三件事對過」。即使是一人身兼數職，養成這個順序也能擋下大部分的錯誤。

把三方比對變成習慣

三方比對要發揮作用，靠的是流程固定，而不是靠記性。建議把「驗收確認」與「付款前核對」設成不可跳過的步驟，並規定未完成比對的款項不得付。導入電子採購或簡單的試算表台帳後，採購單、驗收與發票可以串在一起，比對更快也更不易遺漏。供應商端若配合度高、發票開立正確、帳單明細清楚，比對的負擔也會輕很多，這也是慎選長期供應商的一個理由。

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