企業 ESG 與綠色辦公採購：環保標章耗材怎麼選、怎麼留紀錄

先釐清：沒有一張叫「ESG 規範」的耗材證書

很多採購人員搜尋「哪裡可以買到環保又符合 ESG 規範的企業耗材」，背後的需求通常是：公司要寫永續報告、客戶來做供應商問卷，或是主管交代「以後買東西要環保」。需要先釐清的是，ESG 是企業在環境、社會與公司治理面向的整體表現與揭露，並不是某一種產品認證，市面上也沒有一張證書能讓一盒碳粉「符合 ESG」。比較準確的說法是：選擇有公開、可查證環保依據的品項，並留下採購紀錄，讓這些採購能成為公司 ESG 揭露中「綠色採購」或「環境管理」的佐證。

所以真正要問供應商的不是「這個符不符合 ESG」，而是「這個品項有沒有環保標章或其他可查證的標示」、「能不能提供標章編號或相關文件」、「廢棄耗材有沒有回收管道」、「能不能提供依品項分類的採購明細」。如果你還在建立整體觀念，可以先看企業 ESG 與綠色採購概念入門，本文聚焦在辦公用品與耗材怎麼實際買、怎麼留紀錄。

辦公採購常見的環保標示怎麼看

在台灣採購辦公用品時，最常遇到的是以下幾類標示。每一類的意義與適用品項不同，採購時要看清楚是哪一種，並以標示主管單位公告的查詢資料為準。

標示類型	大致代表什麼	辦公常見品項	採購時怎麼確認
環保標章	產品在生命週期中符合特定環保規格標準	影印紙、衛生紙、碳粉匣、事務機、文具等	請供應商提供標章證書編號，可至環境部相關查詢平台核對
節能標章	同類產品中能源效率較佳	螢幕、電腦、事務機、冷氣、照明	確認型號與標章登錄資料一致
能源效率分級標示	顯示產品的能源效率等級	冷氣、冰箱、部分家電與設備	比較同類型號等級，等級越佳通常越省電
碳足跡標籤	揭露產品生命週期的碳排放量	部分紙品、日用品	看標示數值與計算範圍，作為減碳佐證
森林認證（如 FSC）	木材或紙漿來源經過森林管理認證	影印紙、紙箱、筆記本	確認包裝上的認證標誌與編號

有些產品只在外包裝印上「環保」、「綠色」、「天然」等字樣，卻沒有任何可查證的標章或編號，這類宣稱不適合拿來當作 ESG 佐證。寧可品項少一點，也要每一項都說得出依據。

另外要留意，標章是針對特定產品或型號核發，同一品牌的不同型號不一定都有。報價單上的型號要和標章登錄的型號完全一致，才能當作佐證；若供應商以「同系列」帶過，請進一步確認實際型號。

哪些辦公品項最適合先改成綠色採購

綠色採購不必一次全面替換，從「用量大、替代品容易取得、品質差異小」的品項開始，最容易推動，也最快累積可揭露的紀錄。

1. 影印紙與紙品：用量大、每月都在買，改用具環保標章或森林認證的紙張，對日常作業影響小。
2. 碳粉與墨水：優先選擇原廠或供應商有回收方案的品項，並把空匣回收納入流程，讓廢耗材有明確去向。
3. 事務機與印表機：汰換時把節能標章、預設雙面列印、休眠省電設定納入規格，影響的是未來好幾年的用電與用紙。
4. 電腦與螢幕：採購規格加入節能標章或能源效率要求，並搭配電源管理設定。
5. 清潔與茶水間用品：衛生紙、清潔劑、垃圾袋等也有環保標章品項可選。

更完整的品項盤點可以參考永續辦公室採購清單完整範本，而節能設備與環保耗材的選擇細節，可延伸閱讀環保耗材與節能設備選擇指南。

綠色採購的五步驟作業流程

1. 訂定原則：由行政或永續負責人與主管確認，哪些品項類別要優先採購有環保標示的產品，並寫進採購規範。
2. 改寫請購規格：在共用品項清單上直接標註「需環保標章」或「需節能標章」，讓需求單位不用每次自己判斷。
3. 要求供應商提供佐證：報價時同時提供標章編號、型號與相關說明，採購建檔保存。
4. 分類記錄採購明細：每月或每季把綠色品項的採購數量與金額分開統計，方便日後揭露。
5. 處理使用後端：碳粉匣回收、舊設備報廢與電子廢棄物處理也要留下紀錄，形成完整的生命週期資料。

舊設備的處理方式常被忽略。電腦、事務機汰換時，除了資料清除，也要確認交由合法的回收或處理管道，並保存交接紀錄，才能完整呈現「從採購到報廢」的環境管理。

佐證資料怎麼建檔才不會散掉

標章資料最常見的問題是「當時有拿到，後來找不到」。建議在共用品項清單旁邊多開幾個欄位：標示類型、證書或登錄編號、有效期限、資料提供日期與檔案位置。每次供應商更換型號或包裝時，同步更新這幾欄。標章通常有有效期限，型號改版也可能不再適用，因此每年至少整體核對一次，確認清單上的品項與證書仍然對得上。這份表格同時也是請購規格的依據，需求單位看到哪些品項標註「需環保標章」，就不會自行改買其他沒有標示的替代品。

設備類則可以和 IT 資產清冊合併管理，在每台電腦、螢幕、事務機的資產紀錄中加註節能標章與省電設定狀態，汰換時就能直接比較新舊設備的能源效率差異。

辦公室實際場景：一家公司怎麼從零開始

以一家四十人左右的公司為例，客戶寄來供應商永續問卷，問到「是否有綠色採購政策」。行政部門的做法是：先盤點過去半年的辦公採購，發現影印紙、碳粉與清潔用品佔了大部分筆數；接著把這三類品項的共用清單改成有環保標章的規格，請供應商一次提供標章資料；同時把事務機預設改成雙面列印，空碳粉匣交由供應商回收並記錄數量。三個月後，行政就能拿出「綠色品項採購明細」、「標章佐證文件」與「耗材回收紀錄」三份資料回覆問卷，而不是只寫一句「本公司重視環保」。

這個例子的重點不在於買了多少，而在於每一步都有紀錄可查。永續揭露最怕的是說得出口卻拿不出證據。

綠色採購會不會比較貴？成本怎麼看

部分有環保標章的品項單價可能略高，也有不少品項價差不大，實際要以報價比較為準。評估成本時建議不要只看單價，而是看整體：

• 節能設備的單價差，可能由未來使用期間的電費差距部分抵銷，可用總持有成本的方式試算。
• 雙面列印與減少不必要列印，能直接降低用紙量與碳粉用量。
• 把綠色品項集中在同一個供應窗口、納入大宗或年約，通常比零散購買更有議價空間。
• 減少品項種類與重複採購，本身就能降低浪費。

選擇供應商時可以問的六個問題

要問的問題	為什麼重要
哪些品項有環保標章或節能標章？能提供編號嗎？	確保佐證可查證，而不是口頭宣稱
碳粉匣、墨水匣是否有回收管道？	處理使用後端，形成完整紀錄
能否依品項類別提供採購明細或對帳單？	方便每季統計綠色採購比例
同一窗口能否供應紙張、耗材、事務機與電腦？	集中供應較容易管理規格與紀錄
是否能依統編開立發票？	採購紀錄與財務憑證能互相對應
缺貨時是否有同樣具標章的替代品？	避免臨時改買沒有標示的品項，破壞紀錄一致性

回覆客戶永續問卷時，採購資料怎麼整理

越來越多企業在選擇供應商時，會寄送永續或 ESG 相關問卷，問題常包括：是否有綠色採購政策、綠色採購比例如何、是否有廢棄物回收機制、是否有節能措施。採購部門手上的資料，其實能回答其中好幾題。建議平時就用以下格式整理，問卷來時直接引用：

問卷常見題目	可對應的採購資料
是否有綠色採購政策	內部採購規範中關於優先採購環保標示品項的條文
綠色採購比例	依季度統計的綠色品項採購金額與總辦公採購金額
廢棄物回收機制	碳粉匣、墨水匣回收數量紀錄與設備報廢交接單
節能措施	節能標章設備清單、事務機省電與雙面列印設定

比例怎麼計算、分母要包含哪些品項，公司內部要先定義清楚並維持一致。每家公司的範圍不同，重點是方法前後一致、能說明，而不是追求特定數字。

綠色採購常見的三個誤區

• 只換品項、不管用量：改買環保紙，卻沒有減少不必要的列印，整體用紙量反而沒變。減量與替代要一起做。
• 一次全面替換：所有品項同時改規格，供應來源與品質都可能不穩，同仁抱怨後就回到原狀。分批推動較穩定。
• 只看採購端、不管後端：買了有標章的碳粉，空匣卻和一般垃圾一起丟掉，生命週期紀錄就缺了一段。

推動時程參考

對多數公司來說，可以把綠色辦公採購分成三個階段推動：第一階段用一季時間處理紙張、碳粉與清潔用品，建立標章佐證與回收紀錄；第二階段配合設備汰換，把節能規格寫進電腦、螢幕、事務機的採購需求；第三階段再把採購明細與公司的碳盤查或永續報告串接，定期追蹤。每個階段結束時做一次檢討，確認紀錄完整、同仁接受度良好，再往下一步走。

小公司也做得起來的最低版本

人力有限的小公司不需要另外成立專案。最低限度可以做三件事：影印紙改用有環保標章的品項、事務機預設雙面列印、空碳粉匣固定回收並記錄。這三件事幾乎不增加工作量，卻能在客戶或合作夥伴問起時，提出具體做法與紀錄。等公司開始做碳盤查或正式的永續報告，再把採購明細與減碳指標串接起來，延伸做法可參考企業辦公綠色減碳採購指標與追蹤。

上伊美企業採購如何協助綠色辦公採購

上伊美企業採購（統一編號22446126）服務公司行號，碳粉、墨水、事務機、辦公用品與商用電腦集中供貨，大宗與年約可議價。把紙張、耗材與設備集中在同一窗口，比較容易維持規格一致與採購紀錄完整；依統編開立三聯式發票，方便與採購明細對應；可依往來狀況洽談月結；事務機可月租或按張計費。需要詢問特定品項是否有環保標示，可撥打電話 (02)2733-0720，或加 LINE 官方帳號傳採購清單詢價。