辦公室事務機怎麼配置與採購：總務的需求盤點、規格清單與耗材規劃

總務配置事務機，要先回答四個問題

事務機是辦公室裡少數「每個人都會用、壞了每個人都會抱怨」的設備。總務或採購在規劃配置時，最容易犯的錯是直接請廠商推薦機型，比完價格就下單，結果機器放下去才發現：業務部常要印彩色型錄，買的卻是黑白機；會計部月底大量列印，一台機器排隊排到下班；某樓層根本沒有人走得到機器旁。

比較好的做法是在找廠商之前，先自己回答四個問題：誰在用、用多少、要什麼功能、放在哪裡。這四個問題的答案，就是之後詢價、比價與簽核時的規格依據，也能讓廠商給出更貼近需求的建議，而不是只推最新或最貴的機型。

第一步：用一張表盤點各部門需求

需求盤點不需要大費周章，請各部門主管或行政窗口填一張簡單的表即可。重點是讓需求「有數字、有用途」，而不是只寫「需要一台事務機」。

盤點項目	要問的問題	影響的採購規格
使用人數	這台機器大約服務多少人	機器速度等級、紙匣容量
列印量	每月大約印多少，黑白與彩色各多少	黑白或彩色機、耗材容量選擇、取得方式
功能需求	是否常影印、掃描成檔、雙面、裝訂	是否需要自動送稿器、掃描功能、後處理配件
紙張需求	是否用到 A3、厚紙、信封、標籤	紙匣種類與進紙能力
文件性質	是否處理合約、薪資、個資等機密文件	是否需要使用者驗證或刷卡取件
尖峰時段	是否有月底、季底集中列印的時候	台數配置、是否需要輔助機

列印量若不清楚，可以從現有機器的計數器讀數、過去的耗材領用紀錄，或是租賃帳單上的張數推估。這些資料比員工的印象準確得多。

盤點時也可以順便請各部門列出目前使用上的困擾，例如常卡紙、掃描檔太大寄不出去、排隊等列印、找不到備用碳粉等。這些抱怨往往直接指出新配置該解決的問題，也能在簽呈中作為換機或增設的具體理由，比「機器老舊」更有說服力。

第二步：決定台數與擺放位置

有了各部門需求之後，就可以決定全公司需要幾台、放在哪裡。配置的常見原則如下。

• 單一樓層、人數不多的辦公室，通常一台共用事務機加上少數個人印表機即可。
• 多樓層或部門分散的辦公室，每個主要區域配置一台，讓同仁不必跨樓層取件。
• 印量特別大的部門，可在部門旁配置主力機，其他區域配置規格較小的輔助機。
• 處理機密文件的部門，機器位置應在部門可控範圍內，或啟用刷卡取件。

擺放位置還要考慮實際空間：機器周圍需要留出開門換碳粉、抽紙匣、排除卡紙與維修的空間；附近要有放置紙張與備用耗材的櫃子；電源插座要足夠且不與高耗電設備共用。另外，事務機運作時有聲音與熱氣，不宜緊鄰座位，也不建議塞進通風不佳的角落。

第三步：把需求轉成詢價規格清單

需求與台數確定後，採購要整理一份詢價規格清單發給廠商。這份清單的作用是讓各家報價建立在同一個基準上，避免甲家報高階機、乙家報入門機，價格完全無法比較。

1. 每台機器的用途與擺放位置。
2. 黑白或彩色、需要的紙張尺寸與紙匣數。
3. 需要的功能：列印、影印、掃描、雙面、自動送稿、使用者驗證等。
4. 預估每月列印量，黑白與彩色分開列。
5. 希望的取得方式：購買、租賃、按張計費，或請廠商各報一種。
6. 服務需求：保固或維修的到場時效、是否含安裝設定與教育訓練。
7. 耗材資訊：請廠商列出對應碳粉匣、感光滾筒等耗材型號與原廠標示頁數。

最後一項特別重要。事務機的總成本中，耗材往往占很大一部分，機器報價再漂亮，若耗材單價高或可印頁數少，長期下來反而更貴。完整的成本構成可以參考印表機的總持有成本。

第四步：選擇取得方式

事務機的取得方式主要有三種，各有適合的情況。比較時要用同樣的使用期間與同樣的預估印量去算，才不會失真。

取得方式	付款方式	耗材與維修	適合情況
購買	一次支付或分期	公司自行採購耗材，保固後自行叫修	印量穩定、有人管理設備、想自選原廠或環保耗材
租賃	固定月租	依合約，多含維修，耗材是否含要確認	希望月支出固定、沒有專人管理設備
按張計費	基本費加實際張數	耗材與維修多由服務商處理	印量波動大、希望成本與用量連動

同一間公司也可以混合使用，例如主力機採租賃或按張計費，輔助機與個人印表機採購買。選擇購買的機器，耗材可以集中採購管理，做法可參考印表機與事務機的集中採購與耗材管理。

第五步：統一機型，耗材才好管

配置事務機時，總務常會被各部門的偏好拉著走：這個部門習慣某廠牌，那個部門想要某功能。若每台都選不同機型，耗材型號就會跟著變多。碳粉匣、墨水匣、感光滾筒各一套規格，庫存要分開備，補貨容易叫錯，新進同仁也要重新學操作。

建議在功能需求允許的範圍內，盡量把全公司的事務機與印表機收斂到少數幾個機型或同一系列。這樣做的好處包括：耗材可以互相調度、備品數量可以減少、年約詢價時品項清單較單純，維修人員也較熟悉。真的有特殊需求的部門，例如需要大圖輸出或特殊紙張，再個別處理即可。

機型收斂之後，記得把每個機型對應的耗材型號整理成一張對照表，貼在機器旁或放在共用資料夾，請購時直接照抄型號，補貨就不會出錯。

第六步：服務合約與耗材條款要看清楚

不論是購買附保固，或是租賃與按張計費，簽約前都要逐項確認服務條款。以下是總務最常需要追問的項目。

• 叫修方式與到場時效，假日與非上班時間是否提供服務。
• 維修時零件與工資是否另計，消耗性零件的範圍怎麼定義。
• 合約是否限定使用指定耗材，使用其他耗材是否影響保固。
• 按張計費的基本張數、超印單價與抄表方式。
• 合約期間、到期後是否自動續約、提前解約的條件。
• 帳單明細格式，發票是否依統編開立三聯式發票。

導入後的日常管理

機器裝好之後，總務還有幾件日常工作要建立起來，事務機才能長期穩定使用。首先是指定每台機器的管理窗口，負責補紙、換耗材、通報故障；其次是在機器旁備放一組備用耗材，並記錄更換日期，作為之後估算用量的依據；再來是定期清潔與保養，減少卡紙與列印品質問題，保養重點可以參考印表機與事務機保養重點。最後，每台機器都應登錄在資產清冊中，記錄型號、序號、位置、取得方式與合約到期日，到期前就能提早評估是否續約或汰換。

一個辦公室情境：三十人公司的事務機重新配置

某間約三十人的公司分布在同一棟大樓的兩個樓層，原本只有一台大型事務機放在樓上，樓下的業務與客服同仁每次取件都要爬樓梯，於是陸續自己買了幾台小型噴墨印表機放在座位旁。總務盤點時發現，全公司共有七台機器、五種耗材規格，每個月都有人反映墨水用完找不到備品。

重新配置後，總務的做法是：樓上保留一台主力事務機，樓下新增一台同系列規格較小的事務機，兩台使用相同的碳粉匣型號；座位旁的小型印表機逐步汰除，只保留處理機密文件的主管使用；耗材統一由一家供應商月結供應。調整後耗材規格大幅減少，同仁取件不必跨樓層，總務每月只需要對一張耗材帳單。

預算與請購：事務機案件怎麼送簽

事務機屬於金額較高、影響全公司的採購，送簽時主管通常會問三件事：為什麼要換或要加、選這個方案的理由、未來幾年大概要花多少。總務可以把前面幾個步驟的成果整理成一份簽呈附件，內容包含部門需求盤點表、配置圖或位置說明、至少兩個方案的報價、同一使用期間的成本試算，以及建議方案與理由。

成本試算中，耗材一定要單獨列出。以購買方案為例，可依各部門預估印量與報價上的耗材單價、原廠標示頁數，推算每年碳粉匣與感光滾筒的大約支出；租賃或按張計費方案則列出基本費與超印費的試算。數字若是推估，就在附件中註明為試算假設與資料來源，主管看得懂、財務也能據此編列下一年度的耗材預算。

另外要提醒，設備購置與耗材補給往往屬於不同的預算科目。購買事務機可能要動用設備預算，後續碳粉匣與紙張則從日常費用支出。送簽前先和財務確認兩個科目的額度，避免機器買了、卻發現耗材預算不足。

每年一次的配置檢視

事務機配置不是一次定案。公司人數增減、部門搬位置、業務型態改變，都會讓原本的配置失準。建議總務每年做一次簡單檢視：讀取每台機器的計數器、整理一年的耗材領用與維修紀錄，比對當初的預估印量。若某台機器印量遠高於原本規格，就該考慮升級或分流；若某台幾乎沒人使用，則可以移到更需要的區域，或在合約到期時不再續用。這份年度檢視也是下一次換約或採購時最有力的依據。

事務機配置常見錯誤對照

常見錯誤	造成的問題	比較好的做法
沒盤點需求就請廠商推薦	規格過高或不足	先完成部門需求表再詢價
各部門各選各的機型	耗材規格多、庫存難管	收斂機型，統一耗材
只比機器價格	耗材與維修成本被忽略	要求列出耗材型號與原廠標示頁數一併比較
機器塞在角落	取件不便、散熱不佳、維修困難	放在公共動線上並預留操作空間

事務機與耗材，可以一起向上伊美企業詢價

上伊美企業提供事務機、商用電腦與網通設備，並供應各廠牌碳粉匣、墨水匣、感光滾筒，原廠與環保耗材皆有，服務公司行號、機關學校。規劃事務機配置時，可以把需求清單與現有機型提供給我們，一併詢問設備與耗材報價，依統編開立三聯式發票，並可洽談月結。請來電 (02)2733-0720，或加 LINE 詢價。