辦公室搬遷的設備與耗材規劃：總務的庫存清點、事務機遷移與供應商變更清單

搬遷期間，總務要顧的是「搬完隔天能不能照常上班」

辦公室搬遷時，大家的注意力通常放在搬家公司、裝潢進度與座位安排上，設備與耗材反而容易被當成「到時候再說」的事。結果常見的狀況是：搬家前一週才發現倉庫裡堆了大量用不到的舊型號碳粉匣；事務機租約裡寫著遷移要事先通知、由原廠安排；新辦公室第一天開工，影印紙還在某個未拆的紙箱裡，碳粉也沒人知道放在哪；更麻煩的是，搬完一個月後供應商還把貨送到舊地址，發票上的地址也沒改。

總務與採購在搬遷中的任務，可以歸納成四件事：清點並處理現有設備與耗材庫存、安排事務機等設備的遷移、規劃新址啟用初期的耗材與補貨、更新所有供應商與合約資料。這四件事都要排進搬遷時程，而不是搬完再補。

這四件事最好指定單一負責人統籌，再分派給各部門窗口協助。搬遷期間事情繁雜，若沒有人總體掌握，很容易每個人都以為別人處理了。

搬遷前：先把設備與耗材全部清點一次

搬遷是全面盤點最好的時機，因為所有東西都要被打包、移動，不清點反而會把不需要的東西一起搬過去。清點建議分成設備與耗材兩份清單。

設備清單

逐台記錄事務機、印表機、碎紙機、護貝機等辦公設備的品牌型號、序號、放置位置、取得方式（購買或租賃）、保固或合約到期日，以及目前使用狀況。這份清單會直接決定哪些要搬、哪些趁機汰換、哪些要通知出租方處理。若公司已有資產清冊，就以清冊為基礎逐項核對，順便修正清冊中與現況不符的地方。

耗材清單

把倉庫、櫃子、各部門座位附近的碳粉匣、墨水匣、感光滾筒、紙張全部集中清點，記錄型號、數量、是否拆封，以及對應哪一台機器。清點時常會發現三種情況：已經沒有對應機器的舊型號耗材、同一型號在不同地方各囤了一些、以及包裝破損或存放過久的品項。這些都要在搬遷前處理掉，而不是原封不動搬到新辦公室。耗材平時的庫存原則，可以參考辦公室耗材庫存管理。

搬遷前暫停補貨，搬遷後恢復請購

搬遷前一段時間，總務最好先發出通知，暫停非必要的耗材與文具請購，只保留確實會用完的品項補貨。這樣可以避免搬家前又進了一批貨、增加打包量，也讓清點結果更準確。搬遷完成、供應商地址都更新後，再公告恢復正常請購，並提醒各部門依新的耗材存放位置領用。若公司同時調整了部門座位或樓層，請購窗口與收貨人也可能變動，記得在公告中一併說明，讓同仁和供應商都知道新的聯絡方式。

設備的去留：搬、換、退三種處理方式

清點完設備之後，每一台都要決定處理方式。以下是總務常用的判斷表。

處理方式	適用情況	總務要做的事
搬到新址繼續用	使用狀況良好、仍在保固或合約期內	安排專業拆裝與搬運，確認新址位置與電源
趁搬遷汰換	老舊、故障頻繁、與其他機型耗材不相容	提早詢價採購新機，安排新機直送新址
退租或結束合約	租賃機合約即將到期，或新址不需要這麼多台	依合約通知出租方，確認退租程序與費用
報廢或轉讓	已無使用價值的自購設備	確認機器內儲存資料已清除，依公司資產處分流程辦理

汰換設備時要特別注意耗材相容性。若新機與舊機型號不同，舊耗材庫存就要在搬遷前消化或處理，新機的耗材則要在啟用前備好。趁搬遷把全公司的機型收斂到少數幾種，是降低日後耗材管理負擔的好機會。設備在搬遷前、中、後的處理細節，可以參考辦公室搬家設備處理指南。

事務機遷移：別讓搬家公司直接搬

大型事務機內部有碳粉、感光滾筒與精密機構，搬運時若傾斜或震動，可能造成漏粉或零件位移。一般搬家公司不見得熟悉這類設備，建議由原廠或設備供應商安排拆機、包裝、搬運與到新址後的安裝校正。租賃或按張計費的機器更要先看合約，很多合約會規定遷移須事先通知出租方，並由其指定人員處理，自行搬運造成的損壞可能不在保固範圍內。

• 搬遷日期確定後，盡早通知事務機供應商或出租方，預約拆機與安裝時段。
• 確認遷移是否收費、費用多少，並納入搬遷預算。
• 拆機前把機器內的通訊錄、掃描目的地等設定備份或記錄下來。
• 新址安裝後，實際測試列印、影印、掃描、雙面與各紙匣進紙是否正常。
• 確認計數器讀數在搬遷前後有記錄，避免按張計費的帳單產生爭議。

新址啟用初期的耗材備量

搬遷後的第一、二週，是耗材最容易出狀況的時候。舊地址的庫存可能還在紙箱裡沒拆，供應商的送貨地址還沒更新，同仁又急著要印搬遷後的各種文件。建議總務在新址啟用前就做好以下安排。

1. 每台事務機與印表機旁先放一組備用碳粉匣或墨水匣，確認型號正確。
2. 影印紙與常用文具先拆箱上架，不要全部塞在儲藏室。
3. 耗材紙箱外標示清楚品項與型號，並集中放在同一個指定位置。
4. 搬遷前後一段時間的補貨，提前向供應商下單，並註明送達新地址的日期。
5. 公告新的耗材領用與請購方式，讓同仁知道缺東西要找誰。

備量的原則是撐到正常補貨流程恢復即可，不必趁搬家大量囤貨。碳粉匣與墨水匣的可印頁數依機型而異，請以原廠標示頁數為準，搭配搬遷前的實際用量估算。

供應商與合約資料的更新清單

搬遷後最容易遺漏的是「通知」。地址變了，但供應商、出租方、維修窗口的資料都還是舊的，問題可能在搬完一兩個月後才浮現。建議總務列一張通知清單，逐一確認。

對象	要更新的資料	沒更新的後果
耗材與文具供應商	送貨地址、收貨人、聯絡電話	貨送到舊址，或延誤到貨
事務機出租或維修廠商	機器安裝地址、叫修聯絡人	維修人員跑錯地方，延誤修復
所有開立發票的廠商	發票寄送地址、公司登記地址如有變更一併通知	發票寄丟，影響請款與報帳
年約或月結供應商	合約中的交貨地點、對帳窗口	月結帳單與實際收貨地點對不上

若公司搬遷同時涉及登記地址變更，發票上的地址資訊也可能需要調整，這部分建議先和財務或會計師確認時程，再統一通知各供應商。

搬遷預算：設備與耗材相關的項目別漏掉

搬遷預算通常以搬家費與裝潢費為主，但設備與耗材相關的費用也不少，事先列出才不會超支。常見項目包括：事務機專業拆裝與搬運費、汰換設備的採購費、新址增設設備的費用、舊設備報廢或資料清除的處理費、搬遷期間的緊急補貨費用，以及租賃合約提前結束可能產生的費用。這些費用的實際金額要以各廠商報價為準，建議在搬遷專案中單獨列出一個設備與耗材項目，方便事後結算。

搬遷時程中，設備與耗材的工作怎麼排

階段	設備相關工作	耗材相關工作
搬遷前期	清點設備、決定搬換退、通知出租方與供應商預約	清點耗材庫存、暫停非必要的補貨
搬遷前一兩週	汰換設備下單並約定直送新址	消化或處理舊型號耗材，確認新址首批品項
搬遷當週	事務機專業拆裝、搬運、安裝測試	耗材分類裝箱、標示型號，集中送到指定位置
新址啟用後	驗收新機與遷移機器，更新資產清冊	上架備品、更新供應商地址、恢復正常請購

新機到貨與舊機遷移完成後，都應依公司驗收流程確認功能正常再簽收，驗收要點可參考辦公設備到貨驗收查核。

一個辦公室情境：四十人公司的跨區搬遷

某公司從一棟老舊大樓搬到另一區的新辦公室，總務在搬遷前一個多月開始清點，發現倉庫裡有一批已經沒有對應機器的碳粉匣，另外三台小型印表機的耗材型號各不相同。總務先把舊型號耗材的品項與數量整理出來，詢問供應商是否有處理方式，並決定趁搬遷汰換三台小型印表機，改成和主力事務機同系列的機型。

事務機的部分，總務提前聯絡出租方，確認遷移需由原廠人員處理，預約了搬遷當週的拆裝時段。新址啟用前一天，總務在每台機器旁放好備用碳粉，影印紙拆箱上架，並在公司群組公告新的耗材存放位置。搬遷後一週內，總務逐一通知供應商更新送貨與發票地址。新辦公室開工當天，列印與影印都沒有中斷。

耗材打包與搬運的小細節

耗材看似只是幾個紙箱，搬運時處理不當也會造成損失。碳粉匣與感光滾筒怕高溫、潮濕與日光直射，搬遷當天若紙箱在貨車或走廊久放，可能影響品質；已拆封的碳粉匣若橫放或倒放，也有漏粉的風險。建議未拆封的耗材保留原包裝，同一型號裝在同一箱，箱外寫上型號、數量與對應機器；已拆封或正在使用中的耗材，跟著機器由安裝人員處理，不另外裝箱。紙張則要避免受潮，不要放在地面或靠近窗邊。到了新址，耗材箱最好第一批搬進指定的儲藏位置，而不是和其他雜物混在一起，開工後才不會到處找。

搬遷前的總務檢核清單

• 設備清單是否完成，每台都已決定搬、換、退或報廢。
• 事務機遷移是否已預約原廠或供應商，並確認費用。
• 舊型號耗材是否已消化或處理，新址首批耗材是否已備妥。
• 新址每台機器的位置、電源與擺放空間是否已確認。
• 所有供應商、出租方與維修窗口是否已列入通知清單。
• 搬遷預算中是否已單獨列出設備與耗材項目。
• 搬遷後的驗收、資產清冊更新與請購窗口公告是否已排定負責人。

搬遷後的耗材與設備補充，可以找上伊美企業

上伊美企業供應各廠牌碳粉匣、墨水匣、感光滾筒，原廠與環保耗材皆有，也提供商用電腦、網通設備與事務機，服務公司行號、機關學校。搬遷期間需要汰換設備或補充新址耗材，可以集中詢價，依統編開立三聯式發票，並可洽談月結。請來電 (02)2733-0720，或加 LINE 詢價。