開辦採購的原則：先必要，後加購
新公司開辦時，資金與時間都很緊。行政人員最常犯的錯，是把「以後可能會用到」的東西一次買齊，結果佔用預算又佔空間。建議把採購分成兩批：第一批是「開門營運就要用到」的必要品，第二批是「營運穩定後再補」的加購品。先讓公司能正常運作，再依實際需求逐步添購，是最務實的做法。
四大類採購清單
一、事務機與資訊設備
這是開辦採購的重點，也是金額較大的部分。核心品項包括：多功能事務機或印表機（列印、影印、掃描），以及對應的碳粉與紙張；員工電腦或筆電、螢幕；網路設備如路由器、網路線；如有收發需求，還要考量碎紙機、標籤機等。事務機建議依實際列印量選型，避免買太高階造成閒置，或買太低階不敷使用。
二、辦公家具
辦公桌椅、會議桌椅、文件櫃、置物櫃。家具屬於一次性採購、使用年限長，建議一次規劃好座位與動線再下單，避免日後重複添購。
三、日常消耗耗材
碳粉、影印紙、原子筆、便利貼、資料夾、釘書機與釘書針、白板與白板筆、標籤、紙膠帶等。這類品項單價低但用量穩定，開辦時備一到兩個月的量即可，之後改為定期補貨。
四、清潔與茶水間用品
衛生紙、洗手乳、垃圾袋、清潔用品，以及茶水間的紙杯、咖啡、茶包等。金額不高但不可少，容易在開辦時被忽略。
開辦設備與耗材清單（示意）
| 類別 | 主要品項 | 採購批次 |
|---|
| 事務機 | 多功能事務機、碳粉、影印紙 | 第一批（必要） |
| 資訊設備 | 電腦／筆電、螢幕、網路設備 | 第一批（必要） |
| 辦公家具 | 辦公桌椅、文件櫃 | 第一批（必要） |
| 日常耗材 | 原子筆、便利貼、資料夾、釘書機 | 第一批（必要） |
| 清潔茶水 | 衛生紙、垃圾袋、紙杯、茶包 | 第一批（必要） |
| 進階事務 | 碎紙機、標籤機、護貝機 | 第二批（加購） |
| 備品 | 會議室設備、額外文件櫃 | 第二批（加購） |
上表為一般辦公室開辦示意，實際品項與數量依公司人數、產業與辦公空間而定。
分階段採購建議
- 開辦前一至兩週：確定辦公室格局與人數，先下單交期較長的家具與事務機。
- 開辦前幾天：備齊資訊設備並完成網路、事務機的安裝設定。
- 開辦當週：備妥一至兩個月的日常耗材與清潔茶水用品。
- 營運穩定後：依實際使用狀況，補齊第二批加購品，並建立定期補貨機制。
預算配置的思考
開辦預算通常集中在資訊設備與家具這兩塊一次性支出，事務機與日常耗材則會轉為長期的固定成本。建議在採購前先做一份預算配置表，把一次性支出與每月固定支出分開列，才不會被一次性的大額採購排擠掉日常營運的現金。事務機這類設備，選型時也要一併把後續的碳粉耗材成本算進去，因為耗材是長期支出，往往比機器本身更值得比較。
開辦採購檢核表
- 辦公室人數與座位規劃是否已確定？
- 事務機是否依實際列印量選型？碳粉與紙張是否備妥？
- 資訊設備與網路是否可在開辦當天正常運作？
- 第一批必要耗材是否備足一至兩個月用量？
- 清潔與茶水間用品是否未被遺漏？
- 一次性支出與每月固定支出是否分開編列？
- 是否已規劃第二批加購品與定期補貨機制？
開辦採購看起來瑣碎，但只要一份好清單加上分階段的節奏，就能把預算花在該花的地方。上伊美企業採購中心供應辦公室碳粉耗材、事務機與辦公用品，可協助新公司一次備齊開辦所需，並支援後續大宗與年約採購。需要開辦清單建議或試算，歡迎來電 (02)2733-0720 或加 LINE 洽談。
資料整理：上伊美企業採購中心（上伊美有限公司（SUN FIRST MAY COMPANY LIMITED），統編 22446126），在政府電子採購網得標 77 案。內容供採購參考，實際型號與規格以詢價時確認為準。
